Distributionssätt

VAL AV DISTRIBUTIONSSÄTT

Oavsett vilken fakturaflödestjänst man använder så bör man försöka få kontroll över hur kunderna kan ta emot fakturor för att hålla nere eventuella portokostnader. Det är också viktigt att veta hur man registrerar kundernas e-postadress för fakturamottagning.

E-postadress på kundkortet brukar användas för kontakt med kunden. Den som ska ta emot fakturan har ofta en separat e-postadress som de vill få fakturorna skickade till. Detta görs med att använda kundkortets inställning för dokumentlayout. Där kan man även ställa in e-postadress per dokumenttyp. Denna kan också hantera flera adresser i samma fält om flera mottagare ska få fakturan.

För att optimera kostnaderna för porto kan man använda fakturaflödestjänstens utskriftstjänst med kuvertering och frankering som ger en direkt lägre kostnad än om man hanterar detta själv.

De olika fakturatjänsterna skiljer sig en del åt hur valet av utskicksmetod ska hanteras men gemensamt för de olika tjänsterna är att de rekommenderar att man själv håller sig uppdaterad med informationen om hur kunden vill ta emot fakturor. Om man väljer ”fel” metod, PDF eller EDI, blir man dock aviserad om kunden inte kan ta emot informationen på det angivna sättet och man får då skicka om fakturan på nytt. Alltså bör man vid start av fakturaflödestjänsten gå igenom sitt kundregister och göra inställningarna i samråd med kunderna. Vissa kanske är givna från början medan andra måste kontaktas för att kunna sätta rätt inställning på kundkortet, gällande dokumentväxlingstyp.

KONVERTERING AV INFORMATION

När E-fakturor ska skickas så finns det ett antal standards som man måste hålla sig till. Detta gäller momskoder, valutakoder och enheter. Dessa är genomgångna i inställning av Golden EDI men man bör känna till detta om man ändrar eller lägger till någon ny kod gällande detta.

ÖRESAVRUNDNING

I inställningarna är det också angivet vilket konto som används för öresavrundning. Skulle detta ändras av någon anledning så måste mappning för faktura och kreditnota justeras så att rätt konto är angivet.